上班族哪些時候會用到英文？Email、視訊會議、出差與面試

職場英文最常出現的四種情境

同樣是「工作上要用英文」，寫一封信和在會議上被點名發言，需要的能力差很多。先把四種情境放在一起比較，才知道自己該補哪一塊。

四種情境裡，Email 最容易靠準備補起來，會議最考驗即時聽力。多益口說與寫作測驗的寫作部分有「回覆書面要求」題型，考的就是讀完電子郵件後寫回信（2 題共 20 分鐘，依 TOEIC 臺灣官網題型說明）。想用檢定證明這類能力，選考方式可以參考上班族求職與升遷該考哪一種檢定。

Email：讀懂對方要什麼，回得準確

工作上的英文信大多有固定目的：詢問、回覆、確認、道歉、提醒。英國文化協會 LearnEnglish 的商用 Email 課程，就把開頭與結尾、安排會議、詢問、校對、書信禮儀拆成獨立單元練習。回信前先做一件事：數對方信裡問了幾個問題，回信時逐點編號回答，漏答的機會就少很多。

視訊會議：聽懂和自己有關的部分，適時開口

視訊會議比面對面開會多了兩個困難：聲音可能斷斷續續，也看不清楚對方的表情。英國文化協會談會議管理的文章提醒，不要假設每個人都聽懂了，與會者不全是英語母語人士時，更要用摘要和確認問題把重點講清楚；待辦事項和負責人也要寫進會議紀錄。上班族開英文會議，可以照下面四步準備。

1. 會前讀議程：圈出和自己有關的項目，查好相關的產品名稱與專有名詞。
2. 寫好三句發言：目前進度、碰到的問題、需要誰協助，各一句。
3. 準備確認句：聽到和自己有關的決定，當場用自己的話重述一次。
4. 會後寄摘要：用 Email 列出你理解的待辦事項、負責人與期限，請對方確認。

出差：拜訪客戶、參觀工廠與餐敘

出差時的正式會議通常有簡報可以準備，比較難的是會議前後的時間：接待寒暄、介紹同事、參觀時說明流程、晚餐時閒聊。機場和飯店的用語屬於旅遊英文，下表只列工作上會用到的部分。

寒暄話題以行程、天氣、當地食物、對方的城市為主，收入、年齡、宗教與政治先避開。聽不慣對方的口音時，重複自己聽到的關鍵字請對方確認，例如 Sorry, did you say fifteen or fifty?。數字、日期、數量這三類資訊，只要有一點不確定就當場確認，回國後再更正的代價高得多。

面試：題目大多能事先準備

英文面試和前三種情境最大的不同，是題目大多可以預測。下表是常見題型與回答骨架，每一題先寫 4–6 句，練到不看稿說得出來，再請朋友用英文追問一次。自我介紹的細節、聽不懂問題時怎麼回應，另外整理在英文面試常見問題。

哪些職務最常用到英文

英文用得多不多，看職務內容比看產業準確。下表依職務整理常碰到的情境與形式，同一個職務在不同公司差異仍然很大，換工作前可以直接問面試官英文使用的頻率。

104 人力銀行職場力 2023 年的文章引用過一份各產業多益平均分數，貿易業 630 分排第一，外交事務 596 分、藥品製造業 594 分、交通運輸業 593 分接在後面，屬於 2020 年以前的調查。我教過的國貿人員、會計和業務，英文需求的形式也明顯不同：國貿人員以書信為主，會計多半是讀報表用語和總部來信，業務最需要的是會議和電話上開口。

時間有限時先練哪一個

四種情境不需要同時練。依下面的判斷條件找出最急的一個，每天 20 分鐘集中練兩週，再換下一個。

判斷原則是「下個月就會碰到」優先於「將來可能用到」。每一項都還沒碰到的人，從 Email 開始，讀寫可以慢慢查、慢慢改，練起來的句型之後在會議和面試也用得上。會話基礎還不穩的人，可以先照練會話的前三個月安排把自我介紹與接話練起來；各情境更深入的用字、禮貌程度與常見錯誤，整理在商用英文要學什麼。